A implementação de Business Intelligence na gestão de viagens corporativas pode reduzir custos em até 30% e eliminar completamente a tomada de decisões baseada em achismos. Este guia apresenta as estratégias, indicadores e ferramentas que empresas brasileiras estão utilizando em 2026 para transformar dados de viagens em vantagem competitiva real.
Se você busca uma resposta direta: o Business Intelligence aplicado a viagens corporativas é um sistema de coleta, processamento e visualização de dados que transforma informações dispersas em dashboards acionáveis, permitindo que gestores identifiquem padrões de gastos, monitorem a adesão às políticas de viagem e antecipem oportunidades de economia antes que se tornem oportunidades perdidas.
Com o mercado brasileiro de turismo de negócios atingindo o recorde histórico de R$ 13,7 bilhões em 2025, segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas (Abracorp), a diferença entre empresas que prosperam e aquelas que apenas sobrevivem está justamente na capacidade de extrair inteligência estratégica de seus dados de mobilidade.
Neste artigo, vamos explorar em profundidade como o BI está revolucionando a gestão de viagens corporativas no Brasil, apresentando casos práticos, indicadores essenciais e a metodologia que a BRL Corporate utiliza para gerar economia real para seus clientes.
Por que o BI (Business Intelligence) é o divisor de águas em 2026?
O cenário corporativo brasileiro atravessa um momento de inflexão. Com previsões da Global Business Travel Association (GBTA) apontando para um gasto global de US$ 1,69 trilhão em viagens corporativas para 2026, representando um crescimento de 8,1% em relação ao ano anterior, as empresas que não adotarem ferramentas de inteligência de dados estarão, literalmente, voando às cegas em um mercado cada vez mais competitivo.
No Brasil, o contexto é igualmente promissor e desafiador. O faturamento das viagens corporativas alcançou R$ 13,7 bilhões em 2025, com expectativa de crescimento para aproximadamente R$ 14 bilhões em 2026. Os serviços aéreos concentraram 57,51% desse faturamento, totalizando cerca de R$ 7,87 bilhões, enquanto a hotelaria representou 31%, equivalente a aproximadamente R$ 4,2 bilhões. Diante de volumes tão expressivos, cada ponto percentual de economia representa milhões de reais que podem ser reinvestidos no crescimento do negócio.
Do controle manual à inteligência de dados
A evolução da gestão de viagens corporativas pode ser dividida em três estágios distintos. O primeiro, ainda presente em muitas organizações, é caracterizado por controles manuais, notas fiscais em gavetas e a clássica planilha de Excel que ninguém consegue atualizar com a frequência necessária. O segundo estágio envolve a adoção de sistemas de reserva online e relatórios padronizados, um avanço significativo, mas ainda limitado pela natureza reativa das informações geradas.
O terceiro estágio, onde as empresas mais competitivas já operam, é a gestão orientada por Business Intelligence. Neste patamar, os dados não apenas registram o que aconteceu, mas preveem o que pode acontecer e prescrevem ações para otimizar resultados futuros. Uma pesquisa da Morgan Stanley de 2025 revelou que 61% dos gestores de viagens corporativas estão otimistas em relação a 2026, um aumento expressivo em relação aos 50% registrados no início de 2025. Esse otimismo está diretamente correlacionado com a adoção de ferramentas de análise preditiva e dashboards em tempo real.
Na prática, isso significa que enquanto empresas no primeiro estágio descobrem que gastaram além do orçamento apenas no fechamento trimestral, aquelas equipadas com BI identificam desvios de política no momento em que ocorrem, possibilitando correções imediatas e economia substancial.
O fim das planilhas estáticas na gestão de viagens
As planilhas de Excel serviram bem ao seu propósito por décadas, mas apresentam limitações estruturais que se tornam críticas no ambiente corporativo atual. A primeira limitação é a defasagem temporal: planilhas são, por natureza, fotografias do passado. Quando um gestor financeiro analisa os gastos de viagens do mês anterior, as oportunidades de correção já passaram.
A segunda limitação é a fragmentação de dados. Informações de passagens aéreas em um sistema, hospedagem em outro, despesas de refeições em um terceiro. Consolidar esses dados manualmente consome horas de trabalho qualificado e ainda assim está sujeito a erros. Uma pesquisa do setor indicou que 41% dos compradores corporativos planejavam reavaliar ou trocar suas soluções de pagamento em 2025, justamente em busca de maior eficiência e transparência na gestão de despesas.
A terceira limitação, talvez a mais crítica, é a ausência de análise cruzada. Uma planilha pode mostrar que o ticket médio de passagens aéreas subiu 15%, mas dificilmente revelará que essa alta está correlacionada com reservas de última hora feitas por um departamento específico, em rotas onde existem alternativas mais econômicas. É exatamente esse tipo de insight que o BI proporciona de forma automatizada.
5 Indicadores (KPIs) que sua empresa precisa monitorar agora
A implementação de um sistema de BI para viagens corporativas exige a definição clara de quais indicadores serão monitorados. Baseado em nossa experiência com mais de 250 clientes atendidos ao longo de 11 anos de operação e nas melhores práticas do mercado, identificamos cinco KPIs que oferecem o maior retorno em termos de visibilidade e capacidade de ação.
Ticket médio por rota e antecedência de compra
O ticket médio isolado pode ser enganoso. Uma empresa pode ter um ticket médio de R$ 1.200 para passagens aéreas e considerar esse valor aceitável, quando na verdade está pagando R$ 800 em rotas bem planejadas e R$ 2.500 em compras de emergência que distorcem a média geral.
O BI permite segmentar o ticket médio por rota específica (São Paulo-Rio de Janeiro, por exemplo), por departamento solicitante, por período do ano e, crucialmente, por antecedência de compra. Estudos setoriais demonstram consistentemente que reservas feitas com mais de 14 dias de antecedência podem gerar economias de 20% a 40% em comparação com compras de última hora.
Na plataforma de BI da BRL Corporate, esse indicador é visualizado em um dashboard que mostra não apenas a média histórica, mas a tendência de evolução e alertas automáticos quando o ticket de uma rota específica ultrapassa o benchmark estabelecido.
Taxa de adesão à política de viagens
De nada adianta ter uma política de viagens sofisticada se os colaboradores não a seguem. Dados do mercado indicam que cerca de 63% dos viajantes corporativos operam sob uma política gerenciada, mas quase 20% das reservas ocorrem fora da política estabelecida, seja por conveniência, busca por preços mais baixos ou benefícios de programas de fidelidade pessoais.
O indicador de adesão à política mede o percentual de reservas que seguem integralmente as diretrizes da empresa. Uma taxa de adesão de 85% pode parecer satisfatória, mas se a empresa realiza 10.000 viagens por ano, são 1.500 reservas potencialmente fora do padrão, cada uma representando uma possível oportunidade perdida de economia ou um risco não gerenciado.
O BI permite identificar não apenas a taxa geral, mas os padrões de não conformidade: quais cláusulas da política são mais frequentemente violadas, quais departamentos apresentam menor adesão e em quais tipos de viagem (urgentes, internacionais, etc.) os desvios são mais comuns. Com essa informação, é possível ajustar a política para torná-la mais realista ou intensificar treinamentos em áreas específicas.
Savings reais vs. Oportunidades perdidas
Este é talvez o indicador mais poderoso para demonstrar o valor da gestão inteligente de viagens: a comparação entre a economia efetivamente realizada e aquela que poderia ter sido obtida se todas as melhores práticas tivessem sido seguidas.
O Saving Lost (economia perdida) é calculado comparando o valor efetivamente pago em cada reserva com o valor que teria sido pago se a mesma reserva tivesse sido feita através do canal correto, com a antecedência adequada, utilizando os acordos negociados pela empresa. Na funcionalidade de Big Data da BRL Corporate, esse indicador é apresentado em tempo real, permitindo que gestores identifiquem não apenas quanto foi perdido, mas exatamente onde e por que.
Um exemplo prático: uma empresa pode descobrir que sua economia realizada foi de R$ 500.000 no semestre, mas que R$ 180.000 adicionais poderiam ter sido economizados se todas as reservas de hospedagem tivessem utilizado os hotéis com tarifa negociada. Esse dado concreto justifica investimentos em treinamento e sistemas de compliance de forma muito mais efetiva do que argumentos genéricos sobre a importância de seguir a política.
Resumo dos KPIs Essenciais
| KPI | O que mede | Por que é importante |
|---|---|---|
| Ticket Médio por Rota | Custo médio de passagens segmentado por destino e antecedência | Identifica rotas com gastos acima do benchmark e padrões de compra de última hora |
| Taxa de Adesão à Política | Percentual de reservas dentro das diretrizes estabelecidas | Revela gaps entre política e prática, orientando treinamentos e ajustes |
| Saving Lost | Economia que poderia ter sido obtida vs. economia realizada | Quantifica em reais o impacto de desvios de política e processos |
| Antecedência Média | Tempo médio entre solicitação e data da viagem | Correlaciona diretamente com custos – maior antecedência = menor gasto |
| Custo por Viajante/Viagem | Gasto total dividido por número de viagens ou viajantes | Permite comparações entre períodos e benchmarking com mercado |
Como a BRL Corporate utiliza Big Data para gerar economia real
A BRL Corporate desenvolveu ao longo de mais de 11 anos de atuação no mercado brasileiro uma metodologia proprietária que combina consultoria especializada com tecnologia de ponta. Nossa plataforma de Big Data integra dados de múltiplas fontes (sistemas de reserva, cartões corporativos, notas fiscais, políticas de viagem) em um ambiente unificado de análise.
Dashboards personalizados por centro de custo
Cada empresa tem sua estrutura organizacional única. Para algumas, a visão por centro de custo é fundamental; para outras, a segmentação por projeto ou por colaborador faz mais sentido. Nossa plataforma permite a configuração de dashboards personalizados que refletem exatamente a forma como sua empresa pensa e opera.
Na prática, isso significa que o gestor de RH pode ter uma visão focada em satisfação do viajante e duty of care, enquanto o CFO acessa indicadores financeiros consolidados e o gerente de compras monitora a performance dos fornecedores negociados. Todos trabalhando com os mesmos dados, mas visualizados através de lentes apropriadas a cada função.
As principais funcionalidades incluem dashboards em tempo real com visualização de dados atualizados automaticamente, filtros por período, centro de custo, colaborador ou destino; solicitações emitidas por período para acompanhar o volume de emissões e identificar picos de demanda; análise de Saving Lost para descobrir quanto a empresa deixou de economizar por atrasos ou falhas no processo; monitoramento da antecedência média das solicitações; e visualização do funil completo de solicitações por status.
Previsibilidade orçamentária para o CFO
Um dos maiores desafios dos CFOs brasileiros em relação a viagens corporativas é a imprevisibilidade. Orçamentos aprovados em janeiro podem se tornar obsoletos em março devido a variações cambiais, aumento de tarifas ou demanda inesperada de viagens.
Nossa solução de BI aborda esse desafio em três frentes. Primeiro, através de análise de tendências históricas que identificam padrões sazonais e permitem previsões mais precisas. Segundo, por meio de alertas proativos quando os gastos estão se aproximando dos limites orçamentários antes que sejam ultrapassados. Terceiro, mediante relatórios de cenários que simulam o impacto de diferentes estratégias (como renegociação de acordos ou mudança de política) nos custos projetados.
Dados de mercado indicam que hotéis representam entre 50% e 70% da demanda hoteleira em alguns segmentos, e os gestores projetam aumentos de aproximadamente 6,3% nos volumes e 3,9% nas diárias para os próximos períodos. Com essas informações integradas ao nosso sistema, nossos clientes podem se antecipar a essas tendências em vez de serem surpreendidos por elas.
Conclusão: O futuro da gestão é data-driven
O mercado de viagens corporativas está em plena transformação. A convergência de inteligência artificial, análise de dados avançada e demanda crescente por transparência está redefinindo o que significa gerenciar mobilidade corporativa de forma eficiente. Especialistas do setor indicam que a inteligência artificial se tornou um agente silencioso, mas transformador, por trás de cada itinerário, com mais da metade dos viajantes corporativos já utilizando IA em alguma etapa de suas viagens.
Para as empresas brasileiras, o momento de agir é agora. Com o turismo de negócios consolidando-se como um dos motores da economia nacional e projeções de crescimento contínuo, aquelas que investirem em inteligência de dados hoje colherão vantagens competitivas significativas nos próximos anos. A diferença entre liderar e seguir pode estar justamente na capacidade de transformar os dados de viagens que sua empresa já gera em insights acionáveis.
A BRL Corporate está preparada para ser sua parceira nessa jornada. Com mais de 11 anos de experiência no mercado brasileiro, milhares de viagens organizadas com sucesso e mais de 95% de satisfação dos clientes, oferecemos não apenas tecnologia de ponta, mas a consultoria especializada necessária para implementá-la de forma que gere resultados reais para seu negócio.
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Perguntas Frequentes (FAQ)
O que é BI na gestão de viagens?
Business Intelligence (BI) na gestão de viagens corporativas é o uso de ferramentas de coleta, análise e visualização de dados para transformar informações dispersas sobre reservas, despesas e políticas em insights estratégicos que permitem decisões mais inteligentes e economia mensurável.
Na prática, significa substituir planilhas e relatórios estáticos por dashboards interativos que mostram em tempo real onde a empresa está gastando, onde pode economizar e como está a adesão às políticas estabelecidas.
Como o BI ajuda a reduzir custos de viagens?
O BI reduz custos de viagens corporativas através de três mecanismos principais: identificação de padrões de gastos excessivos (como reservas de última hora ou não utilização de tarifas negociadas), monitoramento em tempo real que permite correções antes que pequenos desvios se tornem grandes prejuízos, e análise comparativa que revela oportunidades de renegociação com fornecedores.
Empresas que implementam soluções de BI tipicamente reportam economias entre 15% e 30% nos custos totais de viagens no primeiro ano de uso.
Qual a diferença entre relatório comum e Business Intelligence?
Um relatório comum é uma fotografia do passado que mostra o que aconteceu. O Business Intelligence vai além: além de registrar histórico, identifica tendências, detecta anomalias automaticamente, cruza dados de diferentes fontes para revelar correlações ocultas e, em suas versões mais avançadas, faz previsões sobre comportamentos futuros.
Enquanto um relatório comum diz que a empresa gastou R$ 1,2 milhão em viagens no trimestre, o BI explica por que esse valor foi 15% maior que o previsto, quais departamentos contribuíram para o estouro e o que pode ser feito para evitar a repetição.
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