Compliance em viagens corporativas é o conjunto de políticas, processos e controles que garantem que todas as atividades relacionadas a deslocamentos profissionais estejam em conformidade com as normas internas da empresa, a legislação vigente e os princípios de governança corporativa. Na prática, isso significa ter uma política de viagens clara, sistemas de aprovação e auditoria automatizados, rastreabilidade completa de despesas e proteção adequada dos dados pessoais dos viajantes conforme a LGPD.
Os números justificam a urgência do tema: segundo a ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), um esquema de fraude em despesas pode durar em média 14 meses antes de ser detectado, gerando custos de aproximadamente US$ 8.300 por mês. As perdas operacionais anuais por fraudes podem chegar a 5% da receita da empresa, sendo que as fraudes em processos de reembolso de viagens representam cerca de 15% do total de fraudes corporativas. Para empresas na América Latina, a McKinsey estima perdas de até US$ 130 bilhões por ano devido à falta de governança adequada.
Qual o papel do compliance na gestão de despesas de viagens modernas?
O compliance em viagens corporativas deixou de ser uma preocupação exclusiva de grandes corporações para se tornar um pilar estratégico de empresas de todos os portes. Em um cenário onde os gastos com viagens corporativas devem atingir US$ 1,57 trilhão globalmente em 2025, segundo a GBTA (Global Business Travel Association), ter controles efetivos não é mais opcional – é uma questão de sobrevivência financeira e reputacional.
O papel do compliance vai além de simplesmente verificar se as regras estão sendo seguidas. Ele envolve criar uma cultura organizacional onde a transparência, a ética e o uso responsável dos recursos são valores compartilhados por todos. Quando bem implementado, o compliance transforma a gestão de viagens de um centro de custo vulnerável a fraudes em uma operação controlada que gera confiança para stakeholders, acionistas e colaboradores.
Como o compliance previne fraudes e uso indevido de recursos?
A prevenção de fraudes em viagens corporativas começa com o entendimento de que erros e irregularidades podem acontecer em qualquer organização. A diferença está em ter – ou não – mecanismos para detectá-los rapidamente e impedir que se tornem padrões recorrentes. Processos manuais, planilhas desconectadas e falta de visibilidade são o ambiente perfeito para que fraudes floresçam despercebidas.
Os tipos de fraude mais comuns em viagens corporativas incluem: recibos duplicados (o mesmo comprovante submetido em relatórios diferentes); alteração de valores (despesas acima do praticado pelo fornecedor); datas incoerentes (lançamentos fora do período da viagem); despesas pessoais declaradas como corporativas; e reembolsos solicitados para serviços não realizados.
A ACFE destaca que as quatro principais fontes de fraudes corporativas são os setores de operações (15%), contabilidade (14%), diretoria executiva (12%) e vendas (11%). Isso significa que a fraude pode vir de qualquer nível hierárquico, o que reforça a necessidade de controles sistêmicos que não dependam apenas da confiança individual.
A prevenção efetiva passa por três pilares fundamentais: política de despesas clara e comunicada a todos; tecnologia que automatize validações e detecte anomalias; e cultura de auditoria onde colaboradores saibam que seus relatórios serão verificados. O simples fato de saber que as despesas serão auditadas já desencoraja comportamentos irregulares.
Como alinhar a gestão de viagens com a LGPD e normas de governança?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em vigor desde setembro de 2020, impactou significativamente o setor de viagens corporativas. Isso porque a organização de deslocamentos envolve a coleta e o processamento de um grande volume de dados sensíveis: documentos de identificação (CPF, passaporte), informações financeiras (cartões, dados bancários), registros de itinerários, preferências pessoais e, em alguns casos, informações de saúde.
Os princípios da LGPD aplicáveis às viagens corporativas incluem: finalidade (dados coletados apenas para propósitos específicos); necessidade (minimização da coleta ao essencial); segurança (proteção contra acessos não autorizados); transparência (colaborador sabe como seus dados serão usados); e prestação de contas (empresa deve comprovar cumprimento da lei).
Na prática, isso significa que empresas precisam definir claramente quais dados são coletados durante o ciclo da viagem, quem tem acesso a essas informações, por quanto tempo serão armazenadas e como serão protegidas. A ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados) intensificou as fiscalizações em 2024, e empresas de diversos setores foram penalizadas por falhas no consentimento, vazamento de dados e falta de medidas técnicas adequadas.
A adequação à LGPD também exige atenção aos parceiros da cadeia de viagens – agências, companhias aéreas, hotéis, locadoras. Antes de compartilhar dados de colaboradores com esses fornecedores, a empresa deve verificar se eles possuem políticas de privacidade compatíveis e se protegem adequadamente as informações compartilhadas. A Resolução CD/ANPD n. 19/2024 estabeleceu regras ainda mais rigorosas para transferências internacionais de dados, relevantes para empresas com viagens ao exterior.
Como realizar uma auditoria eficiente em viagens e reembolsos?
A auditoria de despesas de viagem é uma das principais atividades para prevenção e detecção de fraudes. No entanto, muitas empresas ainda tratam a auditoria como um processo pontual, realizado apenas quando há suspeita de irregularidade ou durante fechamentos contábeis. Essa abordagem reativa deixa brechas para que problemas se acumulem por meses antes de serem identificados.
Uma auditoria eficiente precisa ser contínua, sistemática e, preferencialmente, automatizada. O objetivo não é criar uma atmosfera de desconfiança, mas estabelecer controles que protejam tanto a empresa quanto os colaboradores que cumprem as regras – afinal, quando fraudes passam despercebidas, todos pagam o preço através de políticas mais restritivas e menos recursos disponíveis.
Amostragem vs. Auditoria 100% automatizada: qual a melhor abordagem?
Auditoria por amostragem: é o método tradicional onde apenas uma parcela dos relatórios de despesas é verificada detalhadamente. Pode ser feita de forma aleatória ou direcionada (focando em valores altos, colaboradores específicos ou categorias de risco). A vantagem é o menor custo operacional; a desvantagem é que fraudes podem passar despercebidas nos relatórios não auditados.
Auditoria 100% automatizada: utiliza tecnologia para verificar todos os comprovantes e relatórios de despesas, cruzando valores, datas e categorias para detectar inconsistências automaticamente. Sistemas com inteligência artificial podem identificar padrões suspeitos, reembolsos duplicados, itens fora de política e valores incompatíveis sem intervenção humana.
Comparativo: Métodos de Auditoria de Despesas
| Aspecto | Amostragem Manual | 100% Automatizada |
| Cobertura | 10-30% dos relatórios | 100% dos relatórios |
| Tempo de detecção | Dias ou semanas | Tempo real |
| Custo operacional | Alto (horas de analista) | Baixo (automatizado) |
| Consistência | Varia conforme analista | Padronizada |
| Escalabilidade | Limitada | Ilimitada |
| Detecção de padrões | Difícil | Automática via IA |
A tendência do mercado é clara: empresas estão migrando para auditorias automatizadas que verificam 100% das transações em tempo real. Isso não apenas aumenta a eficácia na detecção de irregularidades, mas também libera o time financeiro para atividades de maior valor agregado, como análise estratégica de padrões de gastos e negociação com fornecedores.
Como identificar padrões de comportamento fora da política?
A identificação de padrões suspeitos vai além da verificação isolada de cada relatório. Ela exige análise de dados históricos, comparação entre colaboradores e setores, e atenção a sinais que, individualmente, podem parecer inofensivos, mas que em conjunto revelam comportamentos problemáticos.
Indicadores de alerta que merecem investigação: gastos consistentemente próximos ao limite da política (colaborador sempre gasta 95% do teto permitido); comprovantes frequentemente perdidos ou ilegíveis; padrões de despesas muito diferentes da média do departamento; mesmos fornecedores sendo utilizados repetidamente sem justificativa; e reembolsos solicitados em horários ou datas atípicas.
A análise de dados permite identificar essas anomalias de forma objetiva. Ferramentas de Business Intelligence podem criar dashboards que mostram desvios da média, tendências ao longo do tempo e comparativos entre centros de custo. Com esses insights, gestores podem atuar proativamente, seja para corrigir comportamentos problemáticos, seja para ajustar políticas que podem estar desalinhadas com a realidade operacional.
Como a tecnologia BRL Corporate garante auditoria em tempo real?
A BRL Corporate desenvolveu uma plataforma integrada que une gestão de viagens, controle de despesas e auditoria automatizada em um único ecossistema. Essa abordagem elimina os silos de informação que tradicionalmente dificultam a governança e permite que a empresa tenha visibilidade total sobre todas as etapas do processo – da solicitação de viagem ao fechamento do reembolso.
A solução de Big Data da BRL Corporate oferece dashboards interativos com indicadores personalizáveis, relatórios automáticos segmentados por centro de custo, colaborador ou área, análise de tendências e padrões de comportamento, alertas inteligentes para gastos fora da política e exportação de dados para ERP ou apresentações gerenciais. Com essas funcionalidades, decisões estratégicas são tomadas com base em dados confiáveis, não em achismos.
Quais travas de sistema previnem violações de política?
Uma das maiores vantagens da automação é a possibilidade de embarcar as políticas de viagem diretamente no sistema, garantindo que todas as solicitações e reservas estejam em conformidade antes mesmo de serem processadas. Em vez de corrigir problemas depois que a despesa foi realizada, as travas de sistema previnem a violação na origem.
Exemplos de travas automatizadas: bloqueio de reservas de hospedagem acima do limite por cidade; exigência de justificativa para passagens de última hora; impedimento de reservas em fornecedores não homologados; alertas automáticos quando despesas excedem percentuais da política; e fluxos de aprovação por alçada que escalam automaticamente conforme o valor.
Essas travas não apenas previnem fraudes, mas também educam os colaboradores sobre as regras da empresa. Quando um sistema bloqueia uma reserva de hotel acima do limite e explica o motivo, o viajante aprende a política de forma prática, sem precisar consultar manuais ou enviar e-mails ao financeiro.
Quais relatórios de transparência a plataforma oferece para conselhos e diretoria?
A governança corporativa exige que conselhos e diretorias tenham acesso a informações consolidadas e confiáveis sobre os gastos da empresa. Para viagens corporativas, isso significa relatórios que vão além dos números brutos e oferecem análises estratégicas.
Relatórios disponíveis na plataforma BRL Corporate: visão geral de gastos por período, com comparativos históricos; análise de saving (economia gerada) e saving lost (economia perdida por não seguir melhores práticas); taxa de aderência à política de viagens; antecedência média das solicitações; distribuição de gastos por tipo (aéreo, hospedagem, transporte terrestre); e indicadores de performance por centro de custo ou projeto.
Esses relatórios podem ser gerados automaticamente e exportados para formatos compatíveis com apresentações executivas. A funcionalidade de Saving Lost, por exemplo, mostra quanto a empresa deixou de economizar por atrasos, política mal aplicada ou falhas no processo – informação valiosa para justificar investimentos em melhorias de governança.
O que é Duty of Care e qual a responsabilidade da empresa com o viajante?
Duty of Care, ou dever de cuidado, é a obrigação moral e legal que uma empresa tem de zelar pela segurança, saúde e bem-estar de seus colaboradores, especialmente quando estão em trânsito a serviço da organização. Ignorar essa responsabilidade não apenas expõe os funcionários a riscos, mas também acarreta sérias consequências legais, financeiras e de reputação para a empresa.
Embora o Duty of Care não seja especificamente regulamentado por uma lei no Brasil, ele está alinhado com diversas normas que abordam a responsabilidade das empresas em relação à segurança dos colaboradores, incluindo a CLT e normas regulamentadoras de segurança do trabalho. A jurisprudência trabalhista tem consolidado o entendimento de que a empresa é responsável pela integridade do colaborador durante viagens a trabalho.
O Duty of Care abrange ações proativas e reativas: segurança física (proteção contra acidentes, violência ou desastres); comunicação eficiente (canais abertos para alertas e emergências); planejamento e prevenção (avaliação de riscos do destino); e suporte em crise (capacidade de localizar e auxiliar viajantes em situações emergenciais).
Como destacou Rafael Nydan, gerente de Viagens da Petrobras, em evento recente do setor: “Não basta dar o recurso, é preciso se colocar no lugar do viajante. Quando trouxemos o viajante para o centro, entramos em uma nova etapa.” A virada de chave acontece quando a empresa passa a olhar as viagens não como logística, mas como vidas em movimento.
Na prática, o Duty of Care exige: visibilidade da localização dos viajantes em tempo real; capacidade de comunicação imediata em emergências; seguro-viagem que cubra acidentes e emergências médicas; avaliação prévia de riscos do destino; escolha de fornecedores confiáveis (hotéis, transportes); e protocolos de atendimento para diferentes cenários de crise.
A BRL Corporate oferece suporte emergencial 24/7, permitindo que colaboradores tenham assistência a qualquer momento durante suas viagens. Essa estrutura de atendimento, combinada com a visibilidade proporcionada pela plataforma de gestão, permite que a empresa cumpra seu dever de cuidado de forma efetiva e documentada.
Por que governança é pilar de sustentabilidade financeira nas viagens corporativas?
A governança em viagens corporativas deixou de ser uma preocupação de compliance para se tornar um diferencial competitivo. Empresas que investem em controles efetivos, tecnologia de auditoria e cultura de transparência não apenas evitam perdas por fraudes – elas constroem uma operação mais eficiente, previsível e alinhada com as melhores práticas de mercado.
Os benefícios vão além da prevenção de fraudes: processos automatizados reduzem o tempo de fechamento contábil; dados consolidados permitem negociações mais assertivas com fornecedores; relatórios de transparência fortalecem a confiança de stakeholders; conformidade com LGPD protege a empresa de sanções regulatórias; e o Duty of Care bem executado contribui para a retenção de talentos e a produtividade dos colaboradores durante viagens.
Pontos-chave para lembrar: fraudes em reembolso representam 15% do total de fraudes corporativas; LGPD exige atenção especial aos dados de viajantes; auditoria 100% automatizada é mais eficaz e econômica que amostragem; travas de sistema previnem violações na origem; Duty of Care é obrigação moral e legal da empresa; e relatórios de transparência fortalecem a governança.
A BRL Corporate oferece uma plataforma completa que integra gestão de viagens, controle de despesas, Big Data para análise estratégica e consultoria especializada para estruturar políticas e processos. Com mais de 11 anos de experiência e índice de satisfação superior a 95%, estamos preparados para ser o parceiro da transformação da sua gestão de viagens em uma operação segura, transparente e eficiente.
Perguntas Frequentes sobre Compliance e Auditoria em Viagens
O que é compliance em viagens corporativas?
Compliance em viagens corporativas é o conjunto de políticas, processos e controles que garantem que todas as atividades relacionadas a deslocamentos profissionais estejam em conformidade com as normas internas da empresa, a legislação vigente (como LGPD, leis trabalhistas e tributárias) e os princípios de governança corporativa. Inclui política de viagens clara, sistemas de aprovação e auditoria, rastreabilidade de despesas e proteção de dados dos viajantes.
Como evitar fraudes em reembolsos de despesas de viagem?
A prevenção de fraudes passa por três pilares: política de despesas clara e comunicada a todos os colaboradores; tecnologia que automatize validações e detecte anomalias (como recibos duplicados, valores alterados e datas incoerentes); e cultura de auditoria onde os colaboradores saibam que seus relatórios serão verificados. Sistemas com inteligência artificial podem auditar 100% das transações em tempo real, identificando padrões suspeitos automaticamente.
Qual a importância do Duty of Care nas viagens de negócios?
Duty of Care é a obrigação moral e legal da empresa de zelar pela segurança e bem-estar dos colaboradores durante viagens a trabalho. Sua importância é tripla: protege o colaborador contra riscos; protege a empresa de responsabilidades legais e trabalhistas; e contribui para a retenção de talentos ao demonstrar cuidado genuíno. Na prática, exige visibilidade da localização dos viajantes, canais de comunicação em emergências, seguro-viagem adequado e avaliação prévia de riscos do destino.
Como a LGPD impacta a gestão de viagens corporativas?
A LGPD exige que empresas tratem com cuidado os dados pessoais coletados durante viagens, incluindo documentos de identificação, informações financeiras e registros de itinerários. É necessário definir finalidade da coleta, minimizar dados ao essencial, proteger contra acessos não autorizados e garantir que fornecedores (agências, hotéis, cias aéreas) também sigam boas práticas. O descumprimento pode resultar em multas, sanções e danos à reputação.
Qual a diferença entre auditoria por amostragem e auditoria automatizada?
Na auditoria por amostragem, apenas uma parcela dos relatórios (tipicamente 10-30%) é verificada, deixando brechas para fraudes nos relatórios não auditados. Na auditoria automatizada, sistemas verificam 100% das transações em tempo real, cruzando valores, datas e categorias para detectar inconsistências automaticamente. A auditoria automatizada é mais eficaz, escalável e, a longo prazo, mais econômica, pois libera o time financeiro de tarefas manuais.
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Referências
• Portal da Transparência – Controladoria-Geral da União: https://portaldatransparencia.gov.br
• IIA Brasil – Instituto dos Auditores Internos do Brasil: https://iiabrasil.org.br
• ACFE – Association of Certified Fraud Examiners
• ANPD – Autoridade Nacional de Proteção de Dados
• GBTA – Global Business Travel Association
