Compliance em viagens corporativas

Compliance em viagens corporativas é o conjunto de políticas, processos e controles que mantém os deslocamentos a trabalho dentro das normas internas da empresa, da legislação e dos princípios de governança. Na prática, são quatro frentes: política escrita, aprovação e auditoria, rastreabilidade das despesas e proteção dos dados pessoais de quem viaja.

O tema deixou de ser assunto de empresa grande pela simples razão de que o volume cresceu. Segundo a GBTA, o gasto global com viagens corporativas chegou a US$ 1,57 trilhão em 2025, com projeção de mais 8,1% em 2026. Onde há volume dessa ordem e processo manual, há brecha.

Fonte: Global Business Travel Association, Business Travel Index Outlook, divulgado em julho de 2025.

O tamanho do problema, com os números certos

A referência do setor é o Report to the Nations, da ACFE, associação de examinadores de fraude. A edição 2026 analisou 2.402 casos em 143 países, encerrados entre janeiro de 2024 e setembro de 2025. Dois números dela importam para quem cuida de despesas de viagem.

O primeiro é a estimativa de capa: as organizações perdem cerca de 5% da receita anual para fraude ocupacional. A perda mediana por caso ficou em US$ 104 mil.

O segundo é mais útil, porque diz o que fazer. O tempo até a descoberta é o que define o tamanho do prejuízo:

• Esquemas detectados em até seis meses tiveram perda mediana de US$ 40 mil.
• Esquemas que passaram de cinco anos sem detecção chegaram a mediana acima de US$ 1,1 milhão.
• A duração típica de um esquema, no conjunto, gira em torno de doze meses.

A leitura é direta: o valor de um controle não está em descobrir a fraude, está em descobrir cedo. Uma auditoria que roda no fechamento trimestral e uma que roda no lançamento da despesa não diferem em rigor, diferem em quanto tempo o problema teve para crescer.

Fonte: ACFE, Occupational Fraud 2026: A Report to the Nations. Os valores são medianas globais em dólares e servem de ordem de grandeza, não de previsão para uma empresa específica.

Como a fraude aparece em despesa de viagem

Erro e irregularidade acontecem em qualquer organização. A diferença está em existir ou não um mecanismo que os identifique antes de virarem padrão. Planilha desconectada, comprovante em papel e conferência por amostra são o ambiente em que isso prospera.

Os padrões mais comuns em reembolso de viagem:

• Comprovante duplicado, o mesmo recibo lançado em dois relatórios diferentes.
• Valor alterado, despesa lançada acima do que o fornecedor efetivamente cobrou.
• Data incoerente, lançamento fora do período da viagem.
• Despesa pessoal apresentada como corporativa.
• Reembolso de serviço não prestado, sem contrapartida verificável.

A prevenção se apoia em três coisas, nesta ordem: política clara e comunicada, tecnologia que valide sozinha e cultura de conferência. A terceira costuma ser subestimada. Saber que o relatório será conferido já muda o comportamento, independentemente de quantos forem efetivamente auditados.

LGPD: o dado do viajante também é dado pessoal

Organizar deslocamento significa tratar documento de identificação, CPF, passaporte, dado bancário, itinerário, preferência pessoal e, em alguns casos, informação de saúde. É tratamento de dado pessoal, e parte dele é dado sensível.

Os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados, em vigor desde setembro de 2020, que mais pesam na operação de viagens:

• Finalidade. O dado é coletado para um propósito declarado e não para outro.
• Necessidade. Coleta-se o mínimo que a viagem exige, não tudo o que o formulário permite.
• Segurança. Proteção contra acesso não autorizado, dentro e fora da empresa.
• Transparência. O colaborador sabe o que é coletado e para quê.
• Responsabilização. A empresa precisa conseguir demonstrar que cumpriu, não apenas afirmar que cumpre.

Há um ponto que costuma passar batido: a cadeia de fornecedores. Agência, companhia aérea, hotel e locadora recebem dados dos seus colaboradores. Antes de compartilhar, cabe verificar como cada um protege essa informação, porque a responsabilidade da empresa não termina na porta do fornecedor. A Resolução CD/ANPD nº 19/2024 regulamentou as transferências internacionais de dados, o que é diretamente relevante para quem manda gente para fora do país.

Amostragem ou conferência integral

Muita empresa ainda audita despesa de viagem por evento: quando surge suspeita ou quando chega o fechamento. A abordagem reativa deixa o problema acumular exatamente durante a janela em que ele é mais barato de corrigir.

A conferência integral não substitui o julgamento humano, redireciona ele. O analista deixa de gastar o dia conferindo recibo e passa a olhar o que a máquina separou, que é onde a decisão realmente é necessária.

Sinais que merecem uma segunda olhada

Nenhum destes é prova de nada isoladamente. Juntos, e repetidos, indicam onde investigar:

• Gasto sistematicamente colado no teto da política, sempre logo abaixo do limite.
• Comprovante perdido ou ilegível com frequência acima da média do time.
• Padrão de despesa muito distante da média do próprio departamento.
• Mesmo fornecedor usado de forma repetida sem justificativa registrada.
• Lançamento em data ou horário que não conversa com o roteiro da viagem.

Travas que evitam o problema em vez de corrigi-lo

A vantagem maior da automação não é auditar mais rápido, é não precisar auditar. Quando a política está embarcada no sistema, a solicitação fora da regra não chega a virar despesa.

• Bloqueio de hospedagem acima do limite definido para a cidade.
• Justificativa obrigatória em emissão de última hora.
• Impedimento de reserva em fornecedor não homologado.
• Alerta quando a despesa se aproxima do teto da categoria.
• Aprovação por alçada, que escala sozinha conforme o valor.

Há um efeito secundário que vale mais do que parece: a trava ensina a política. Quando o sistema recusa uma reserva e diz por quê, o viajante aprende a regra na hora em que ela importa, sem precisar abrir manual nem escrever para o financeiro.

Dever de cuidado com quem está na estrada

Governança em viagens não trata só de dinheiro. Dever de cuidado, ou duty of care, é a obrigação da empresa de zelar pela segurança e pela saúde de quem viaja a serviço.

No Brasil, a base é a Lei 8.213/1991, art. 21, IV, alínea c, que equipara ao acidente de trabalho o acidente sofrido em viagem a serviço da empresa, qualquer que seja o meio de locomoção. O que acontece com o viajante entra na mesma moldura do que acontece dentro do escritório.

Na prática, cumprir isso exige saber onde as pessoas estão, conseguir falar com elas rápido, ter cobertura de seguro adequada ao destino, avaliar risco antes de aprovar a viagem e ter um procedimento definido para os cenários mais prováveis de crise. A BRL oferece suporte emergencial ao viajante 24 horas, conforme os canais e o escopo contratados.

O que o conselho precisa ver

Governança pressupõe que a direção enxergue o gasto sem depender de quem o executa. Para viagens, o conjunto mínimo de relatórios é:

• Gasto do período com comparativo histórico, para separar variação de volume de variação de preço.
• Aderência à política, que é o indicador que diz se a regra está viva ou apenas escrita.
• Antecedência média das solicitações, que costuma explicar boa parte do custo.
• Distribuição por tipo de gasto: aéreo, hospedagem e transporte terrestre.
• Desempenho por centro de custo ou projeto, para levar a conversa ao gestor certo.
• Economia deixada na mesa, a diferença entre o que foi pago e o que era possível pagar dentro da própria política.

Esse último é o mais desconfortável e o mais útil: ele transforma falha de processo em número, que é a única forma de justificar investimento em governança para quem decide orçamento.

Como a BRL organiza isso

A BRL atua em viagens corporativas desde 2014 e trabalha com gestão de viagens, controle de despesas e leitura de dados na mesma operação, com gestor dedicado à conta. A vantagem não está em cada peça isolada, está em não haver vão entre elas: a despesa que entra já nasce ligada à viagem que a originou e à regra que a autorizava.