Gestão de Viagens para PMEs: O Guia Completo para Profissionalizar sua Operação e Reduzir Custos

Autor: Rafael Lima

Gestão de viagens para pequenas e médias empresas significa implementar processos estruturados para planejar, reservar e controlar todos os deslocamentos corporativos de forma centralizada e econômica. Na prática, isso envolve três elementos fundamentais: uma política de viagens clara que define regras e limites, uma ferramenta de reservas online (Self-Booking Tool) que dá autonomia aos colaboradores, e o apoio de uma agência especializada (TMC) que negocia tarifas corporativas e oferece suporte 24 horas.

Os resultados são expressivos: PMEs que profissionalizam sua gestão de viagens podem reduzir custos em até 30%, eliminar desperdícios com reservas de última hora e ganhar visibilidade total sobre os gastos. Segundo a GBTA (Global Business Travel Association), empresas com plataformas integradas de gestão podem economizar até 20% no orçamento de mobilidade corporativa. Para os 24,2 milhões de PMEs ativas no Brasil – que representam 93,8% do total de empresas segundo o Ministério do Empreendedorismo – isso pode significar a diferença entre crescer com sustentabilidade ou perder competitividade por falta de controle.

Por que PMEs perdem dinheiro com viagens sem gestão?

Gestão de Viagens para PMEs: O Guia Completo para Profissionalizar sua Operação e Reduzir Custos

A resposta direta é: porque tratam viagens corporativas como despesas avulsas, não como um processo que precisa de estratégia. Enquanto grandes corporações têm departamentos inteiros dedicados à gestão de viagens, as PMEs frequentemente delegam essa responsabilidade para colaboradores que já acumulam outras funções – o que resulta em decisões fragmentadas, falta de padronização e, inevitavelmente, desperdício de recursos.

O cenário brasileiro reforça essa realidade. De acordo com dados do Sebrae, 77% dos empreendedores de pequenas empresas acreditam que seus negócios podem crescer nos próximos anos. No entanto, para transformar essa expectativa em realidade, é preciso otimizar cada área da operação – e as viagens corporativas são frequentemente um ponto cego onde o dinheiro escapa silenciosamente.

O erro de comprar viagens como pessoa física

Um dos erros mais comuns – e mais custosos – é quando o gestor ou colaborador de uma PME reserva passagens aéreas, hotéis e carros da mesma forma que faria para uma viagem pessoal: acessando sites de comparação, pagando com cartão pessoal e esperando reembolso depois. Esse comportamento, embora pareça prático, esconde armadilhas financeiras significativas.

Primeiro, há a perda de tarifas corporativas. Companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras oferecem descontos substanciais para empresas que centralizam suas reservas – descontos que simplesmente não aparecem em sites de varejo. Uma PME que viaja regularmente pode estar pagando 15% a 25% a mais em cada reserva por não ter acesso a acordos corporativos.

Segundo, existe o custo oculto da fragmentação. Quando cada colaborador reserva por conta própria, a empresa perde a capacidade de negociar volumes, consolidar dados para relatórios e identificar padrões de gasto. O tempo que o financeiro gasta reconciliando dezenas de reembolsos individuais é tempo que poderia ser investido em atividades estratégicas.

Terceiro, a empresa assume riscos desnecessários. Sem uma política clara e um canal centralizado, não há garantia de que as reservas incluem seguros adequados, condições de cancelamento favoráveis ou fornecedores homologados. Um imprevisto durante a viagem – como a necessidade de remarcar um voo às 23h – pode se transformar em uma dor de cabeça sem suporte especializado.

Falta de visibilidade sobre os gastos totais com viagens

Pergunte ao gestor de uma PME sem sistema de gestão: quanto sua empresa gastou com viagens no último trimestre? A resposta provavelmente será imprecisa ou exigirá horas de pesquisa em extratos bancários, notas fiscais e e-mails. Essa falta de visibilidade é um sintoma claro de processos desorganizados – e um convite para desperdícios passarem despercebidos.

Sem dados consolidados, é impossível responder perguntas estratégicas como: quais rotas são mais frequentes e poderiam ter acordos negociados? Quais colaboradores viajam mais e poderiam se beneficiar de programas de fidelidade corporativos? Quanto gastamos com hospedagem em São Paulo versus Rio de Janeiro? Existe sazonalidade nos custos que permitiria planejar viagens em períodos mais econômicos?

A descentralização das informações é um dos principais fatores que impactam os custos. Empresas que ainda dependem de múltiplos sistemas – planilhas manuais, e-mails, comprovantes em papel – enfrentam dificuldades para consolidar dados, resultando em decisões baseadas em achismo ao invés de informação. Estudos do setor indicam que empresas com cerca de 200 viagens anuais podem evitar perdas de até US$ 45 mil apenas ao aprimorar a gestão dessas despesas.

Quais são os 3 pilares para uma gestão eficiente de viagens em PMEs?

A profissionalização da gestão de viagens não exige estruturas complexas ou investimentos proibitivos. Para PMEs, o caminho mais eficiente passa por três pilares que se complementam e podem ser implementados de forma gradual, respeitando o ritmo e as necessidades de cada empresa.

Pilar 1: Implementação de uma Política de Viagens clara

A política de viagens é o documento que estabelece as regras do jogo: quem pode viajar, em quais circunstâncias, com quais limites de gastos e através de quais canais. Sem essa formalização, cada viagem vira uma negociação individual, consumindo tempo de gestores e gerando inconsistências que minam a credibilidade do processo.

Uma política eficiente para PMEs deve cobrir: classes de voo permitidas por nível hierárquico ou duração da viagem; faixas de preço para hospedagem por cidade; antecedência mínima para reservas (quanto mais cedo, mais barato); limites diários para refeições e despesas extras; processo de aprovação (quem autoriza o quê); e exceções permitidas com justificativa documentada.

O segredo está no equilíbrio. Uma política muito rígida gera frustração e leva colaboradores a buscar alternativas fora do sistema. Uma política muito frouxa anula seus benefícios de controle. A tendência em 2025 é dar mais autonomia aos viajantes, mas com regras claras que sustentem essa flexibilidade de maneira organizada e efetiva.

Pilar 2: Adoção de uma ferramenta de Self-Booking Tool (SBT)

O Self-Booking Tool (SBT) é uma plataforma online que permite aos colaboradores pesquisarem e reservarem viagens dentro das regras da política corporativa, sem precisar acionar um intermediário para cada cotação. É a tecnologia que viabiliza a autonomia do viajante com o controle que a empresa precisa.

Os benefícios são múltiplos: o colaborador ganha agilidade para fazer suas reservas quando precisar; a empresa garante que todas as opções apresentadas estão dentro da política; os dados de todas as viagens ficam centralizados automaticamente; e o processo de aprovação pode ser configurado por alçadas, dispensando aprovação para viagens simples e escalando para gestores apenas quando necessário.

Plataformas modernas também aplicam validações automáticas em tempo real. Se um colaborador tenta reservar um hotel acima do limite estabelecido, o sistema pode bloquear a operação ou solicitar justificativa antes de prosseguir. Isso elimina o retrabalho de aprovar ou negar despesas depois que já foram realizadas.

Para os gestores, a tecnologia oferece dashboards com visibilidade em tempo real das despesas e movimentações. Essas funcionalidades não só consolidam informações de diversas fontes, mas também facilitam a conformidade com políticas corporativas, otimizando a gestão e aumentando a eficiência operacional.

Pilar 3: Parceria com uma agência especializada (TMC)

TMC significa Travel Management Company – uma agência de viagens corporativas que vai muito além de simplesmente emitir passagens. Uma TMC de qualidade atua como parceira estratégica, oferecendo negociação de tarifas corporativas, suporte especializado, tecnologia integrada e consultoria para otimizar continuamente os processos de viagem.

Para PMEs, os principais benefícios de uma TMC incluem: acesso a tarifas negociadas que individualmente a empresa não conseguiria; suporte emergencial 24/7 para imprevistos durante viagens; plataforma de reservas já configurada com a política da empresa; relatórios consolidados que facilitam a análise de gastos; e orientação especializada para estruturar processos de forma profissional.

Um mito comum é que agências de viagens corporativas são “coisa de empresa grande”. A realidade é que TMCs modernas oferecem soluções escaláveis, com modelos de atendimento adaptados ao volume e às necessidades de cada cliente. Uma PME com 10 viagens por mês pode se beneficiar tanto quanto uma multinacional com 500 – a diferença está na estrutura de atendimento e nas funcionalidades necessárias.

Como a BRL Corporate adapta soluções para o tamanho da sua empresa?

Com mais de 11 anos de experiência no mercado brasileiro, a BRL Corporate construiu sua reputação atendendo empresas de todos os portes – de startups em crescimento a grandes corporações. Essa diversidade de clientes permitiu desenvolver uma abordagem flexível, onde as soluções são moldadas às necessidades específicas de cada organização, não o contrário.

A BRL Corporate oferece um ecossistema completo que integra: gestão de viagens corporativas com plataforma 100% online; controle de despesas com relatórios por centro de custo, projeto ou colaborador; reembolso de adiantamentos com agilidade e transparência; Business Intelligence para análise estratégica de gastos; e consultoria especializada para estruturar políticas e processos.

Para PMEs especificamente, a empresa oferece um diagnóstico inicial personalizado que identifica oportunidades de economia no cenário atual. A partir dessa análise, é possível implementar uma solução sob medida que pode começar simples – apenas com gestão de passagens aéreas, por exemplo – e evoluir conforme a empresa cresce e suas necessidades se tornam mais complexas.

O atendimento é outro diferencial importante. A BRL Corporate mantém consultores disponíveis das 8h às 20h de segunda a sexta-feira para atendimento comercial e operacional, além de suporte emergencial 24/7 para imprevistos durante viagens. Para PMEs que não têm estrutura interna para lidar com emergências de viagem, esse respaldo faz toda a diferença.

Soluções BRL Corporate para PMEs:

Solução	Benefício para PMEs
Plataforma Online	Reservas 100% digitais com aprovação automática, sem instalação de software
Tarifas Negociadas	Acesso a acordos corporativos com companhias aéreas, hotéis e locadoras
Suporte 24/7	Atendimento emergencial para remarcar voos, resolver imprevistos
Relatórios BI	Visibilidade total dos gastos por centro de custo, colaborador ou projeto
Gestão de Despesas	Controle de reembolsos e adiantamentos integrado ao fluxo de viagens
Consultoria	Diagnóstico gratuito e orientação para estruturar política de viagens

Casos de sucesso: De processos manuais ao controle total

A transição de uma gestão de viagens improvisada para um processo profissional segue um padrão comum: no início, há ceticismo sobre a necessidade de mudança; depois, surpresa com a quantidade de problemas que estavam ocultos; e finalmente, alívio ao ver que existe solução acessível para PMEs.

Cenário típico antes: colaboradores reservando por conta própria em sites de varejo; reembolsos acumulando por semanas no financeiro; gestor descobrindo gastos excessivos apenas no fechamento do mês; nenhuma visibilidade sobre quanto a empresa realmente gasta com viagens; emergências durante viagens resolvidas “no improviso”.

Cenário típico depois: todas as reservas centralizadas em plataforma única com política aplicada automaticamente; aprovações configuradas por alçada eliminam gargalos; dashboards mostram gastos em tempo real; acordos corporativos reduzem custos médios de passagens e hospedagem; suporte 24/7 resolve imprevistos sem estresse para o viajante ou para a empresa.

A BRL Corporate já organizou milhares de viagens ao longo de mais de 11 anos de operação, mantendo índice de satisfação superior a 95%. Como destacam depoimentos de clientes: “A agência é de confiança, sempre educados e prontos para atender a qualquer momento”; “Em meus 16 anos trabalhando com várias agências de viagens, a BRL é sem dúvida a mais profissional, com melhor equipe e resolução de problemas”.

Como implementar gestão de viagens na sua PME em 4 etapas?

A implementação de uma gestão profissional de viagens não precisa ser complexa. Com a parceira certa, o processo pode ser concluído em 5 a 10 dias úteis. Veja o passo a passo:

Etapa 1 – Diagnóstico Personalizado: A primeira etapa é entender o cenário atual da empresa. Quanto se gasta com viagens? Quais são os destinos mais frequentes? Quais problemas ocorrem com mais frequência? Essa análise identifica oportunidades de economia e define prioridades para a implementação.

Etapa 2 – Planejamento Estratégico: Com base no diagnóstico, são definidas as políticas, os fluxos de aprovação e os parâmetros de gestão. Essa etapa envolve decisões sobre limites de gastos, classes de serviço permitidas, antecedência de reservas e exceções autorizadas.

Etapa 3 – Implantação Rápida: A plataforma é configurada de acordo com as definições do planejamento. Colaboradores e aprovadores recebem treinamento sobre como usar o sistema. A integração com sistemas existentes (ERP, contabilidade) é configurada conforme necessário.

Etapa 4 – Suporte Humanizado Contínuo: A implementação não termina no go-live. A equipe de suporte acompanha as primeiras semanas de operação, resolve dúvidas, ajusta configurações e garante que a transição seja suave para todos os envolvidos.

Quais as tendências de viagens corporativas para PMEs em 2025?

O mercado de viagens corporativas está em transformação acelerada, e as PMEs que se anteciparem às tendências terão vantagem competitiva. Confira os principais movimentos que estão moldando o setor:

Tecnologia como protagonista: A adoção de plataformas integradas deixou de ser diferencial para se tornar necessidade. Ferramentas que oferecem reservas, aprovações, relatórios e gestão de despesas em um único ambiente estão se tornando padrão de mercado.

Experiência do viajante em foco: Empresas estão percebendo que o bem-estar do colaborador durante a viagem impacta diretamente na produtividade. Políticas mais flexíveis, que consideram preferências individuais dentro de limites definidos, estão ganhando espaço.

Bleisure em ascensão: A combinação de viagens de negócios com momentos de lazer (business + leisure = bleisure) está se consolidando como ferramenta de atração e retenção de talentos, especialmente para a Geração Z.

Foco em ROI, não apenas em custos: Mais do que controlar gastos, empresas estão avaliando o retorno real de cada viagem – oportunidades geradas, contratos fechados, relacionamentos fortalecidos. A gestão de viagens deixa de ser centro de custo para se tornar alavanca de resultados.

ESG ganhando relevância: A preocupação com sustentabilidade está chegando à gestão de viagens. Empresas começam a medir a pegada de carbono de deslocamentos e a buscar alternativas mais sustentáveis quando viáveis.

Por que gestão de viagens não é custo, é competitividade?

Chegamos ao ponto central: gestão de viagens corporativas não é uma despesa administrativa a ser minimizada, mas um investimento estratégico que gera retorno mensurável. PMEs que profissionalizam esse processo ganham em múltiplas frentes: economizam dinheiro com tarifas negociadas e eliminação de desperdícios; ganham tempo ao automatizar processos manuais; aumentam a satisfação dos colaboradores com experiências de viagem mais organizadas; e tomam decisões melhores com dados consolidados e acessíveis.

O Brasil possui 24,2 milhões de empresas ativas, das quais 93,8% são micro e pequenas empresas. Esse ecossistema empreendedor, que gera 52% dos empregos formais no setor privado, precisa de ferramentas que permitam competir em condições mais equilibradas com grandes corporações. A gestão profissional de viagens é uma dessas ferramentas – acessível, escalável e com resultados comprovados.

Pontos-chave para lembrar: PMEs que compram viagens como pessoa física pagam 15% a 25% mais caro; três pilares essenciais são política clara, ferramenta de reservas e parceria com TMC; implementação pode ser concluída em 5 a 10 dias úteis; economia potencial de até 30% nos custos de viagem; suporte 24/7 resolve imprevistos sem estresse.

A BRL Corporate está preparada para ser a parceira da sua empresa nessa jornada de profissionalização. Com soluções adaptadas ao tamanho e às necessidades de cada cliente, atendimento humanizado e tecnologia de ponta, oferecemos o caminho mais eficiente para transformar viagens corporativas em vantagem competitiva.

Perguntas Frequentes sobre Gestão de Viagens para PMEs

Como pequenas empresas podem economizar em viagens corporativas?

A economia vem de três frentes principais: acesso a tarifas corporativas negociadas (que podem ser 15% a 25% menores que preços de varejo); eliminação de desperdícios através de política clara e reservas antecipadas; e visibilidade de dados que permite identificar padrões e oportunidades de otimização.

Com uma TMC parceira, PMEs podem alcançar economia de até 30% nos custos totais de viagem.

Vale a pena contratar uma agência de viagens corporativas para PMEs?

Sim, vale a pena mesmo para empresas com baixo volume de viagens. Além da economia em tarifas, uma TMC oferece suporte emergencial 24/7 (fundamental quando imprevistos acontecem fora do horário comercial), plataforma de reservas já configurada, relatórios consolidados e orientação especializada. O custo do serviço geralmente é compensado pela economia gerada nas primeiras viagens.

O que não pode faltar em uma política de viagens para pequenas empresas?

Uma política eficiente para PMEs deve incluir: classes de voo permitidas por nível hierárquico ou duração da viagem; faixas de preço para hospedagem por cidade; antecedência mínima para reservas; limites diários para refeições e despesas extras; processo de aprovação claro; e canal único para reservas. O equilíbrio entre controle e flexibilidade é essencial para que a política seja seguida na prática.

Quanto tempo leva para implementar gestão de viagens em uma PME?

Com uma parceira experiente como a BRL Corporate, a implementação pode ser concluída em 5 a 10 dias úteis. O processo inclui diagnóstico inicial, definição de políticas e fluxos, configuração da plataforma e treinamento da equipe. Empresas com processos mais complexos ou necessidade de integrações específicas podem levar um pouco mais, mas o essencial é que a operação pode começar rapidamente.

Qual a diferença entre comprar viagens direto e usar uma TMC?

Comprando direto, você paga preços de varejo sem acesso a acordos corporativos, não tem suporte especializado em emergências, precisa reconciliar manualmente cada reserva e perde visibilidade sobre gastos totais. Com uma TMC, você acessa tarifas negociadas, tem suporte 24/7, centraliza todas as reservas em uma plataforma e obtém relatórios consolidados automaticamente. A diferença de custo geralmente compensa o investimento no serviço.