A política de viagens corporativas é um dos documentos mais estratégicos que uma empresa pode ter — e um dos mais negligenciados. Pesquisas do setor indicam que organizações sem política documentada gastam em média 25% a mais em viagens corporativas e estão significativamente mais expostas a fraudes em despesas.
Neste guia completo, você vai entender o que é uma política de viagens corporativas, quais são seus elementos essenciais, como criá-la do zero e como garantir que ela seja realmente seguida na prática.
O que é uma Política de Viagens Corporativas?
Uma política de viagens corporativas é o documento que estabelece as regras, procedimentos e limites para todos os deslocamentos profissionais realizados pelos colaboradores de uma organização. Ela funciona como um guia que define:
- Quem pode viajar e em quais circunstâncias
- Como as reservas devem ser feitas (plataforma, antecedência mínima)
- Quais categorias de despesas são reembolsáveis e quais são os limites
- Quais classes aéreas e categorias de hotel são permitidas por nível hierárquico
- Como funciona o processo de aprovação e reembolso
- Quais são as responsabilidades da empresa e do viajante
Em resumo: a política de viagens garante que todos os colaboradores tomem as mesmas decisões que um gestor financeiro experiente tomaria.
Por que Sua Empresa Precisa de uma Política de Viagens?
Muitas empresas brasileiras ainda gerenciam viagens “no improviso” — cada colaborador pesquisa e compra passagens como bem entende, apresenta despesas em planilhas e espera semanas para ser reembolsado. Os resultados são previsíveis:
- Custos fora de controle: Sem limites claros, as despesas tendem a subir ano a ano
- Falta de visibilidade: O CFO não sabe quanto foi gasto, onde e por quê
- Fraudes e erros: Processos manuais são vulneráveis a erros intencionais e não intencionais
- Insatisfação dos viajantes: Processos burocráticos e reembolsos lentos desmotivam as equipes
- Problemas fiscais: Despesas sem comprovação adequada criam riscos em auditorias
Os 8 Elementos Essenciais de uma Política de Viagens
1. Escopo e Aplicabilidade
Defina claramente quem está sujeito à política: todos os colaboradores? Prestadores de serviço? Consultores externos? A política deve especificar também quais tipos de viagens são cobertos — nacionais, internacionais, viagens de um dia.
2. Processo de Solicitação e Aprovação
Estabeleça o fluxo completo: quem solicita a viagem, quem aprova, com quanto de antecedência a aprovação deve acontecer e o que ocorre em casos urgentes. Fluxos digitais com assinatura eletrônica eliminam papel e agilizam o processo.
3. Reservas de Passagens Aéreas
Defina regras para cada nível hierárquico:
- Antecedência mínima para compra (idealmente 7-14 dias para obter melhores tarifas)
- Classes permitidas (econômica, executiva) por nível e duração do voo
- Companhias aéreas preferenciais
- Política para bagagem despachada
4. Hospedagem
Estabeleça limites de diária por cidade e nível hierárquico. Cidades como São Paulo e Rio de Janeiro têm custos bem diferentes de cidades do interior. Defina também:
- Categorias de hotel por nível (3, 4 ou 5 estrelas)
- Preferência por hotéis com tarifas corporativas negociadas
- Política para check-in antecipado e check-out tardio
5. Reembolso de Despesas
Esta é a parte mais crítica da política. Defina:
- Quais despesas são reembolsáveis (transporte, refeições, hospedagem, comunicação)
- Limites por categoria (ex: R$ 80 por refeição, R$ 50 por diária de combustível)
- Prazo para submissão dos comprovantes após o retorno
- Formato dos comprovantes (nota fiscal, recibo, foto pelo app)
- Prazo de pagamento do reembolso
6. Cartão Corporativo
Se sua empresa oferece cartão corporativo, a política deve especificar: quem recebe, qual o limite, quais despesas podem ser pagas com o cartão e como a prestação de contas é realizada.
7. Segurança do Viajante
A empresa tem responsabilidade sobre a segurança dos colaboradores em viagem. Inclua na política: seguro viagem obrigatório, comunicação de itinerário, procedimentos em caso de emergência e contatos 24h de suporte.
8. Sustentabilidade e ESG
Cada vez mais empresas incluem critérios de sustentabilidade na política de viagens: preferência por companhias com compensação de carbono, uso de transporte menos poluente quando viável e hospedagem em hotéis com certificações ambientais.
Como Criar uma Política de Viagens do Zero: Passo a Passo
Passo 1: Diagnóstico (semana 1-2)
Antes de escrever a política, entenda a situação atual. Levante: volume de viagens dos últimos 12 meses, destinos mais frequentes, gasto médio por viagem por categoria, quais são as maiores fontes de desperdício e quais são as principais reclamações dos viajantes.
Passo 2: Benchmarking de Mercado (semana 2)
Compare seus gastos com benchmarks do seu setor. Uma agência de viagens corporativas especializada pode fornecer esses dados com base na sua carteira de clientes. Esse comparativo mostrará onde sua empresa está acima ou abaixo da média.
Passo 3: Definição das Regras (semana 3-4)
Com base no diagnóstico, defina os limites e procedimentos. Envolva as áreas de Finanças, RH, Jurídico e os próprios viajantes frequentes no processo. Uma política criada de forma participativa tem muito mais adesão.
Passo 4: Revisão Jurídica
Antes de publicar, a política deve ser revisada pelo departamento jurídico ou por um advogado trabalhista. Algumas regras podem conflitar com a CLT ou acordos coletivos da categoria.
Passo 5: Comunicação e Treinamento
Lance a política com uma comunicação clara para toda a empresa. Explique os benefícios — não apenas as restrições. Ofereça treinamentos práticos sobre como usar a plataforma de reservas e submeter despesas.
Passo 6: Monitoramento e Atualização
Monitore a conformidade mensalmente e revise a política a cada 6-12 meses. O mercado muda, os custos mudam e as necessidades da empresa evoluem.
Erros Mais Comuns nas Políticas de Viagens
- Política muito rígida: Regras excessivamente restritivas geram conflito e baixa adesão
- Política desatualizada: Limites criados há 3 anos não refletem a realidade atual de preços
- Falta de clareza: Ambiguidades geram discussões e interpretações diferentes
- Sem tecnologia: Política que depende de planilhas e e-mails nunca é totalmente seguida
- Sem acompanhamento: Regras que não são monitoradas não são cumpridas
Como a BRL Corporate Ajuda na Política de Viagens
Com 12 anos de experiência em gestão de viagens corporativas, a BRL Corporate oferece um serviço completo de consultoria para criação, revisão e implementação de políticas de viagens:
- Diagnóstico gratuito: Analisamos sua situação atual e identificamos oportunidades de melhoria
- Modelo personalizado: Criamos uma política adaptada ao porte, cultura e necessidades da sua empresa
- Tecnologia integrada: Nossa plataforma garante que a política seja aplicada automaticamente em cada reserva
- Relatórios de conformidade: Você acompanha em tempo real qual percentual das viagens está dentro da política
Entre em contato pelo (11) 94553-0155 ou negocios@brlcorporate.com e solicite um diagnóstico gratuito da política de viagens da sua empresa.
