Em 27 de outubro de 2026, a Academia de Viagens Corporativas reuniu gestores de viagens, fornecedores e agências no Hotel InterContinental São Paulo para o Abroad Corporate, conduzido por Aline Bueno, CEO da Argo, e Vivi Martins, fundadora da Academia. Estive lá representando a BrL Corporate. Divido aqui o que levo do encontro, com o olhar de quem passou a carreira do lado de quem paga a conta.
O preço da passagem é só o começo
A frase que mais circulou no evento resume o problema: economizar R$ 150 na passagem aérea pode custar R$ 1.500 em produtividade. É a lógica do custo total da viagem, o TCO.
Num dos exemplos apresentados, uma viagem que custava R$ 4.660 no papel chegava a R$ 6.260 quando as horas de trabalho perdidas entravam na conta. Em outro, três dias de espera por uma aprovação levaram uma tarifa de R$ 800 para R$ 2.400. Somam-se a isso conexões longas, multas de remarcação e extras como bagagem e marcação de assento.
Por que o custo invisível não aparece nos relatórios
O custo invisível não aparece porque está espalhado. A hora perdida está na folha de pagamento. A multa de remarcação está no reembolso. O bilhete não voado vence sem que ninguém confira. Cada área enxerga um pedaço, e nenhum relatório soma tudo.
Três perguntas ajudam a começar:
- Quanto tempo leva, em média, a aprovação de uma viagem na sua empresa?
- Quantos bilhetes não voados venceram nos últimos 12 meses?
- Quantas horas os viajantes passam em conexões que poderiam ser evitadas?
Dois cases, duas lições
O evento exibiu em vídeo dois cases apresentados na edição anterior.
Na Vale, cerca de 180 mil viagens por ano são geridas por uma equipe central de 4 pessoas. O fim do faturamento por boleto, com cartões virtuais, 27 mil cartões corporativos e a estratégia de "cartão pagando cartão", mostrou que a automação financeira reduz atrito e ainda gera rebate.
Na Natura, vencedora do SAP Concur Innovation Award 2026, 14 políticas de viagem viraram 4, as ferramentas foram unificadas e os recibos passaram a ser lidos por OCR no celular. O resultado: mais de 10 mil horas por ano devolvidas à força de vendas e 37 mil horas poupadas no backoffice da América Latina.
A lição comum: simplificar a regra rende mais do que apertar o controle.
Tecnologia sem gestão da mudança não se sustenta
O evento destacou os cinco pilares da gestão da mudança: comunicação clara, engajamento das pessoas, treinamento, gestão da resistência e patrocínio da liderança. Uma ferramenta nova que o viajante não adota vira custo, não economia.
Reforma tributária: a fatura detalhada vira governança
A reforma tributária já é lei e começa a valer em janeiro de 2027, com uma transição de vários anos. Para quem cuida das finanças, um ponto já está claro: a fatura detalhada item por item, principalmente em eventos, deixa de ser detalhe operacional e passa a ser uma questão de governança fiscal. Na BrL, acompanhamos de perto a regulamentação e estamos preparados para essa transição.
O que fazer agora
- Medir o tempo de aprovação das viagens e definir um prazo máximo.
- Controlar os bilhetes não voados antes que vençam.
- Exigir fatura detalhada por item de cada viagem e de cada evento.
- Revisar a política de viagens: menos regras, mais claras.
Perguntas frequentes
O que é o custo invisível de uma viagem corporativa?
É o que não aparece no preço da viagem: horas de trabalho perdidas, multas de remarcação, bilhetes não voados que vencem, conexões longas e extras como bagagem e marcação de assento. Somado ao custo direto, forma o custo total da viagem, o TCO.
Quanto o custo invisível pode pesar numa viagem?
Num dos exemplos do Abroad Corporate 2026, uma viagem de R$ 4.660 no papel chegou a R$ 6.260 quando as horas de trabalho perdidas entraram na conta. Em outro, três dias de espera por uma aprovação levaram uma tarifa de R$ 800 para R$ 2.400.
Por onde começar a medir o custo invisível das viagens?
Por três perguntas: quanto tempo leva, em média, a aprovação de uma viagem, quantos bilhetes não voados venceram nos últimos 12 meses e quantas horas os viajantes passam em conexões que poderiam ser evitadas.
O que a reforma tributária muda nas viagens e nos eventos corporativos?
A reforma já é lei e começa a valer em janeiro de 2027, com uma transição de vários anos. Para quem cuida das finanças, a fatura detalhada item por item, principalmente em eventos, deixa de ser detalhe operacional e passa a ser uma questão de governança fiscal.